Kako dobro organizirati vrijeme?

Jeste li stalno u žurbi, imate puno neodrađenog posla i stalni osjećaj kako ništa ne stignete?

Zapravo, jako puno zaposlenih ljudi ima taj osjećaj, a opet malo tko zna kako dobro organizirati vrijeme.

U ovom tekstu ću vam ukratko pojasniti kako bolje organizirati svoje vrijeme primjenom modela bitno i hitno koji je osmislio bivši američki predsjednik Eisenhower. 

Kada i gdje je model primjenjiv? Kod kuće, na poslu, slobodnim aktivnostima, npr: u sljedećim situacijama:

• Ako želite smanjiti razinu stresa i anksioznosti
• Ako vam se čini kako netko drugi upravlja vašim vremenom
• Kada gubite previše vremena na nepotrebne sastanke, dogovore, aktivnosti
• Ako stalno imate problema s odgađanjem rokova
• Ako loše balansirate između privatnih i poslovnih obveza
• Ne znate dobro organizirati vrijeme….

Vještina kako dobro organizirati vrijeme se uči i potrebno je imati određenu razinu samokontrole i dosljednosti ako je želite razvijati.

U nastavku ću ukratko objasniti kako model hitno i bitno može pomoći u organizaciji vremena?

Ono što je ključno znati za ovaj model je prepoznati bitne aktivnosti. I to na sljedeći način: razmislite o onome što je vama bitno, jer hitne su uglavnom povezane s ostvarivanjem nečijih tuđih ciljeva koje morate riješiti.

Raspoređivanje svakodnevnih zadataka po modelu omogućit će vam bolje planiranje, jasniji pregled prioriteta i bolju organizaciju vremena s obzirom na hitnost i bitnost njihovih izvršavanja.

Idemo na primjerima pogledati važnost svakog kvadrata u modelu.

1. Bitno i hitno:  zadaci koji traže vašu maksimalnu pozornost.

Za te zadatke napravite: svoj plan ili pojednostavljeno TO-DO listu, kako se ne bi doveli u vremenski raskorak da ih ne stignete odraditi u zadano vrijeme. Forma je nevažna. Može to biti online kalendar, notes ili aplikacija na mobitelu. Najvažnije je kroz dosljedno planiranje važnih aktivnosti uspostaviti rutinu.

Pomoću liste odredite prioritete!

1. Najlakše zadatke odradite prve
2. Odredite jednu aktivnost koju ćete obavezno odraditi u danu
3. Uspostavite dnevnu rutinu – kako bi obavili i manje zahtjevne zadatke, a koje baš ne volite
4. Smanjite sastanke
5. Završavajte aktivnosti!

Zapišite sve aktivnosti koje su bitne i traže vašu maksimalnu pozornost. 

Lista mora biti konkretna i vremenski ograničena, kao npr:

• poslati ponudu poslovne suradnje - utorak 10 sati
• nazvati Peru radi dogovora o suradnji sutra do 12 sati
• danas napisati blog za objavu u srijedu

Sigurno znate koliko je slanje ponude važno. Budite svjesni roka u kojem trebate izraditi i poslati. Bez jasnog roka možete se dovesti do situacije u kojoj ponuda neće biti poslana jer će se pojaviti druga aktivnost koja će vam odvući pažnju.

Ja npr. bitne aktivnosti radim uvijek u rano jutro. Kako sam ranoranilac, dolazak na posao prije ostalih omogućava mi rješavanje bitnih aktivnosti kad mi je koncentracija najveća. Prednost toga je i kako mi u to vrijeme neplanirane aktivnosti ne odvlače pozornost (mailovi, telefoni, poruke…).

Ako ste vlasnici poduzeća, sigurno vaša dobra ili loša organizacija može značajno utjecati i na ostale zaposlenike. Trebali bi biti dobar primjer ostalima. Ako dobro upravljate vremenom možete graditi vrijednosti koje su bitne u radu s drugim ljudima: kao što su pouzdanost i povjerenje odrađivanjem poslova u dogovorenim rokovima i bez nepotrebnog stresa.

2. Bitno, ali nije hitno: U određivanju ovih zadataka je najvažnije planiranje.

U ovom kvadrantu modela nalaze se zadaci koje trebate planirati, jer ako ih ne organizirate na vrijeme oni prelaze u kvadrant hitni i povećavaju stres.

1. Planirajte aktivnosti unaprijed, povećajte organizaciju vremena, zaposlenike, sastanke, tražite od drugih pripremu kako bi bili što efikasniji.
2. Definirajte korake u rješavanju nekih od aktivnosti.
3. Stavite u plan ključne datume i nositelje aktivnosti.
4. Kontrolirajte tijek izvršavanja.

Dakle sve ono što je bitno – planirajte. 

Iz iskustva sigurno znate kako ćete uvijek naići i na neplanirane zadatke, prepreke. Možete već unaprijed predvidjeti vrijeme i za te aktivnosti.

Punu pažnju posvetite aktivnostima koje možete pripremiti i organizirati na vrijeme npr:

• pripremite slike koje će vam trebati za materijal za objavu
• pripremite se za sastanak na kojem ćete trebati predstaviti svoj plan u projektu
• učenje nove vještine ili prisustvovanje događaju i sl.

3. Nije bitno, ali je hitno: zadaci koji nisu bitni, a za koje stalno u glavi odzvanja – hitno, hitno...

Najčešće ih odrađujemo zato što netko drugi ne zna dobro organizirati vrijeme ili je zanemario proslijediti dalje informaciju i sl…. Uglavnom su to zadaci koji su još „jučer trebali biti gotovi“.

To su zadaci koje traže najviše vremena i hitni su, ali ih može odraditi netko drugi npr.:

• organizirajte na vrijeme sastanak s potencijalnim kupcem,
• pripremite potrebne podatke za taj sastanak ili
• pošaljite umjesto vas nekoga na manje važne sastanke...

Kako se naučiti delegirati aktivnosti za koje nije uvijek nužno potrebna vaša prisutnost? To je umijeće koje ćete brže savladati ako u svakodnevnom radu prepoznajete aktivnosti koje su hitne, a koje može odraditi netko drugi.

Navela sam gore jedan od problema s kojim se puno ljudi susreće, a to je: ne znaju reći „Ne, Ne hvala, ne mogu sada,.……“.

Kako se radi o zadacima koje netko drugi traži da odradite iako vama nisu bitni, samo vam oduzimaju vrijeme u ostvarivanju tvojih zadataka. Naravno, tu ne mislim kako ne treba biti kolegijalan i pomoći savjetom ili razmjenom dokumenta i sl….

Ja sam u jednom trenutku prepoznala kako sam raspoloživa svima u bilo kojem dijelu dana za pitanja na koja možda i nije tako bitno da ja odgovaram, nego se mogu proslijediti na nekog drugog.

Morala sam aktivnosti koje su meni bitne odrađivati u poslijepodnevnim satima i kontinuirano sam se nalazila u situaciji da ništa ne stižem odraditi. Uslijedio je vrlo jednostavan zaključak: puno aktivnosti koje su mi odvlačile pažnju i smanjivale moju produktivnost zapravo i nije hitno.

Boljom organizacijom vremena uspjela sam odraditi bitne zadatke na vrijeme i osigurati si vrijeme za obitelj i odmor.

4. Nije bitno i nije hitno: zadaci koji su najčešće lakši od onog što od onog što bi trebali raditi (što smo isplanirali).

Zato su vrlo često najveći kradljivci vremena i pažnje.

Najbitnije je prepoznati što vam odvlači pažnju i dovodi u škripac s vremenom i posljedično u neispunjavanje obveza.

Te aktivnosti otežavaju put prema dobroj organizaciji vremena iako ne doprinose realizaciji TO DO liste kao npr.

• besciljno pregledavanje vijesti ili društvenih mreža
• pristigle reklame u mailbox otvarate odmah po primitku
• često provjeravanje novosti na mobitelu i sl.

Ako učestalo gubite fokus s bitnih zadataka to sigurno ima refleksiju na pomicanje nekih drugih rokova u danu ili na neku financijsku štetu zbog propuštanja rokova i sl….

Paretovo pravilo 80/20

Nakon što smo obradili model hitno i bitno još bih nešto naglasila, a to je „zlatno“ Paretovo pravilo 80/20.

Vrlo često je primjenjivo u poslovanju i vrlo rado ga koristim bilo u financijskim analizama ili prioritizaciji vremena.

Kako će ono pomoći u organizaciji vrijeme bez puno ometanja?

Ako želite da:

• Identificirate koje aktivnosti daju najveći povrat uloženog vremena
• Eliminirate 80% uzroka stresa koji imaju 20% posljedica
• Uklonite nepotrebne aktivnosti

Kao što sam već naglasila, štete lošeg organiziranja mogu biti financijske, komunikacijske izazivajući dodatne probleme i nezadovoljstvo u privatnom ili poslovnom okruženju. Zato, krenite od sebe i definirajte odmah bitne i hitne aktivnosti kako ne bi izmakle van kontrole.

I ne zaboravite, naš mozak ne funkcionira kao što mi mislimo – on ne poznaje multi-tasking.

Ako želite odraditi više zadataka odjednom, mozak mora prebaciti fokus s jednog zadatka na drugi. To dalje uzrokuje stres, ako nemate dovoljno vremena za sve zadatke.

Fokusirajte se na bitne aktivnosti i sigurno ćete svakim danom sve bolje i bolje organizirati svoje vrijeme.

Ako vam je članak pomogao u prepoznavanju nekih problema koje imate u organizaciji vremena, proslijedite ga dalje.

Autor: Anka Cvitanović Jovanić